Chữ kí nháy và dấu giáp lai trong hợp đồng kinh doanh như một biện pháp để xác định tính liền mạch của văn bản. Do vậy mà chữ kí nháy dưới từng trang dường như có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Từ đó nảy sinh trường hợp, khi thực hiện hợp đồng kinh doanh, một bên sử dụng dấu giáp lai và một bên sử dụng chữ kí nháy để đảm bảo cho sự liền mạch này thì liệu trách nhiệm pháp lý giữa các bên có phát sinh?
Trước hết Chuyên viên tư vấn Achaulaw sẽ giúp Quý khách tìm hiểu về chữ kí nháy (ở đây chỉ đề cập đến chữ kí nháy ở phần dưới từng trang văn bản) và dấu giáp lai:
- Chữ kí nháy là chữ kí ở cuối cùng của trang văn bản và ở cuối mỗi trang. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép của văn bản, trùm lên 1 phần của tất cả các trang của văn bản, hợp đồng, giấy tờ, chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chân thực của từng trang và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo.
Như vậy, bên ngoài việc đảm bảo tính liền mạch của văn bản thì chữ ký nháy và dấu giáp lai có sự khác nhau về mục đích sử dụng: chữ kí nháy dùng để tránh việc đánh tráo, thêm hoặc bớt nội dung của các trang; dấu giáp lai dùng để đảm bảo tính chân thực của từng trang và việc ngăn ngừa sự thay đổi nội dung, giả mạo.
Tuy nhiên, hiện nay chữ kí nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Do đó chữ kí nháy chỉ có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy. Không có một cơ sở nào nói về trách nhiệm của người kí nháy đối với văn bản do mình kí nháy, mà người chịu trách nhiệm là người có chữ kí chính thức tại văn bản. Do đó, chữ kí nháy không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của nó được thể hiện qua chữ kí chính thức.
Còn với con dấu, theo Nghị định 58/2011/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu có chức năng “thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước”. Cũng tại Khoản 6, Điều 4 của Nghị định này quy định về các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu không có hình quốc huy là “Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này”. Điều này có liên quan tới Điều 44 Luật Doanh nghiệp:
Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp
1.Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:
a) Tên doanh nghiệp;
b) Mã số doanh nghiệp.
2.Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3.Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
4.Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.
5.Chính phủ quy định chi tiết Điều này.
Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Tuy nhiên, dấu giáp lai không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản. Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như nội bộ tổ chức đó. Do đó, trong một hợp đồng mua bán hàng hóa, bên nào cũng có quyền đóng dấu giáp lai, và việc một trong hai bên không đóng dấu giáp lai cũng không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng.
Như vậy, khi thực hiện hợp đồng kinh doanh của các doanh nghiệp, việc các bên sử dụng dấu giáp lai hay chữ kí nháy không ảnh hưởng đến việc phát sinh trách nhiệm giữa các bên miễn là đã có đầy đủ chữ kí chính thức và dấu đại diện. Trên thực tế, tất cả các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đều cần được đóng dấu trên chữ ký.
